Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe osób korzystających ze sklepu internetowego FixWoodSystem, zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Sprzedawca: IT Security Michał Pietruczyk (FixWoodSystem)
Adres: al. Jana Pawła II 27, 00-867 Warszawa, Polska
NIP: 1251605304
REGON: 382899071
Numer BDO: 000743940
Rejestr: CEIDG - Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
E-mail: [email protected]
Telefon: +48 22 266 21 23

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod wskazanym wyżej adresem e-mail lub pocztą tradycyjną.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - nie mamy takiego obowiązku, ponieważ nie przetwarzamy danych na dużą skalę ani nie prowadzimy regularnego monitorowania osób.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży - realizacja zamówienia, dostawa, kontakt w sprawie zamówienia	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy)	Do czasu wykonania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Obsługa płatności elektronicznej - zainicjowanie, autoryzacja i rozliczenie transakcji przez operatora płatności, a także obsługa zwrotów	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy)	Do rozliczenia transakcji, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości
Prowadzenie konta klienta	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Do czasu usunięcia konta przez Ciebie lub zgłoszenia żądania usunięcia
Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, rozliczenia podatkowe	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny - ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa)	5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Rozpatrywanie reklamacji i odstąpień od umowy	art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f RODO	Do zakończenia sprawy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora)	Do upływu terminu przedawnienia roszczeń
Obsługa zapytań przesłanych formularzem kontaktowym lub e-mailem	art. 6 ust. 1 lit. f RODO (udzielenie odpowiedzi na zapytanie)	Do zakończenia korespondencji, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Zapewnienie bezpieczeństwa sklepu, przeciwdziałanie nadużyciom, logi serwera	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Do 12 miesięcy
Analityka i statystyka korzystania ze sklepu	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda wyrażona w oknie zgód)	Do cofnięcia zgody, nie dłużej niż okres wskazany w ustawieniach cookies
Analiza zachowań w sklepie (mapy kliknięć i nagrania sesji - Microsoft Clarity)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda na kategorię marketingową)	Do cofnięcia zgody; nagrania przechowywane przez Microsoft do 30 dni, zestawienia zbiorcze do 13 miesięcy
Pomiar skuteczności reklam i remarketing (Google Ads)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda na kategorię marketingową)	Do cofnięcia zgody; pliki cookie Google Ads do 90 dni
Rejestr wyrażonych i cofniętych zgód (dowód rozliczalności)	art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 7 ust. 1 RODO	Do 3 lat od cofnięcia lub wygaśnięcia zgody

3. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Bez danych adresowych i kontaktowych nie jesteśmy w stanie zrealizować zamówienia ani wystawić dokumentu sprzedaży. Podanie numeru NIP jest niezbędne wyłącznie wtedy, gdy chcesz otrzymać fakturę na firmę.

4. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

Dostawca hostingu - Hetzner Online GmbH (Niemcy), na którego serwerach działa sklep.
Dostawca sieci dostarczania treści i ochrony sklepu - Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA. Cały ruch do sklepu przechodzi przez sieć Cloudflare, która przetwarza dane techniczne połączenia (adres IP, nagłówki żądania) w celu szybkiego dostarczania strony i ochrony przed atakami - podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie i działaniu sklepu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dostawca poczty elektronicznej - podmiot obsługujący wysyłkę wiadomości transakcyjnych ze sklepu.
Operatorzy płatności elektronicznych - mElements S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Prosta 18, 00-850 Warszawa, KRS 0000590484, NIP 522-304-78-92, krajowa instytucja płatnicza świadcząca usługę pod marką Paynow, oraz PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935, NIP 779-236-98-87, świadcząca usługi płatnicze pod marką Przelewy24. Operatorowi obsługującemu metodę płatności wybraną przez Klienta przekazujemy dane niezbędne do zainicjowania i rozliczenia transakcji: numer zamówienia, kwotę, walutę, adres e-mail oraz imię i nazwisko. Danych karty płatniczej nie otrzymujemy - Klient podaje je bezpośrednio operatorowi. Operator jest samodzielnym administratorem danych w zakresie realizowanej transakcji i stosuje własną politykę prywatności, dostępną na stronie paynow.pl albo przelewy24.pl.
Przewoźnicy i operatorzy pocztowi - w zakresie danych niezbędnych do doręczenia przesyłki (imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail). Obecnie korzystamy z usług DPD Polska sp. z o.o. oraz DHL Parcel Polska sp. z o.o.
Podmiot realizujący kompletację i nadanie przesyłki - dane adresowe niezbędne do przygotowania i nadania paczki. Jest to podmiot prowadzący magazyn i kompletację zamówień w Piasecznie, działający na nasze zlecenie.
Biuro rachunkowe - w zakresie dokumentów księgowych. Jest to zewnętrzne biuro rachunkowe obsługujące rozliczenia Sprzedawcy.
Dostawca narzędzia analitycznego - Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, w zakresie usługi Google Analytics 4. Skrypt analityczny ładowany jest wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na kategorię statystyczną; do czasu wyrażenia zgody nie jest w ogóle pobierany do Twojej przeglądarki. Adres IP jest anonimizowany.
Dostawca narzędzia do analizy zachowań - Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia, w zakresie usługi Microsoft Clarity. Skrypt ładowany jest wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na kategorię marketingową; do czasu wyrażenia zgody nie jest w ogóle pobierany do Twojej przeglądarki.
Dostawca systemu reklamowego - Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, w zakresie usługi Google Ads. Skrypt ładowany jest wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na kategorię marketingową; do czasu wyrażenia zgody nie jest w ogóle pobierany do Twojej przeglądarki.
Organy publiczne - gdy obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Serwer sklepu znajduje się na terenie Unii Europejskiej. Ruch do sklepu przechodzi przez sieć Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA), która przetwarza dane techniczne połączenia - adres IP i nagłówki żądania - także poza EOG. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony dla podmiotów certyfikowanych w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA; Cloudflare, Inc. posiada taką certyfikację. Poza tym, dopóki nie wyrazisz zgody na statystyki lub marketing, Twoje dane nie opuszczają Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Po wyrażeniu zgody na kategorię statystyczną uruchamiana jest usługa Google Analytics 4. Dane mogą wówczas zostać przekazane do Google Ireland Limited, a za jego pośrednictwem także poza EOG, w tym do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się w oparciu o mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO - decyzję wykonawczą Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony dla podmiotów certyfikowanych w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA oraz standardowe klauzule umowne.

Po wyrażeniu zgody na kategorię marketingową uruchamiana jest usługa Microsoft Clarity. Dane mogą wówczas zostać przekazane do Microsoft Ireland Operations Limited, a za jego pośrednictwem także do Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych. Microsoft jest certyfikowany w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA; przekazanie odbywa się na tej samej podstawie co opisane wyżej.

Po wyrażeniu zgody na kategorię marketingową uruchamiana jest także usługa Google Ads. Dane mogą wówczas zostać przekazane do Google Ireland Limited, a za jego pośrednictwem także do Google LLC w Stanach Zjednoczonych, na tej samej podstawie co opisana wyżej dla Google Analytics 4.

Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili w ustawieniach plików cookie. Po cofnięciu skrypt nie jest ładowany przy kolejnych odsłonach.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych przysługują Ci następujące prawa:

dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
usunięcia danych - „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów podatkowych i rachunkowych,
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody (art. 20 RODO),
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO),
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, a jeżeli mieszkasz lub pracujesz w innym państwie Unii Europejskiej - również do organu nadzorczego tego państwa (art. 77 ust. 1 RODO).

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz do nas na adres e-mail wskazany w punkcie 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Prawo sprzeciwu - informacja odrębna

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych, które opieramy na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Dotyczy to w szczególności obsługi zapytań, zapewnienia bezpieczeństwa sklepu oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.

Po wniesieniu sprzeciwu przestaniemy przetwarzać te dane, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Sprzeciw zgłaszasz na adres e-mail wskazany w punkcie 1 - w dowolnej formie, bez uzasadnienia prawnego.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

8. Pliki cookies i podobne technologie

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe, które sklep zapisuje w Twojej przeglądarce podczas korzystania ze strony i odczytuje przy kolejnych odsłonach. Dzięki nim sklep rozpoznaje Twoją sesję, pamięta zawartość koszyka i Twój wybór w oknie zgód. Sklep używa cookies własnych; skrypty podmiotów zewnętrznych ładowane są wyłącznie po Twojej zgodzie.

Cookies dzielimy na dwie grupy:

Niezbędne - konieczne do działania sklepu: utrzymanie sesji, zawartość koszyka, logowanie, zapamiętanie Twojego wyboru w oknie zgód, bezpieczeństwo formularzy. Nie wymagają zgody, ponieważ bez nich sklep nie może działać.
Analityczne i marketingowe - uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody. Do czasu wyrażenia zgody skrypty tych dostawców nie są w ogóle ładowane do przeglądarki.

Swoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili, korzystając z linku Ustawienia cookies w stopce sklepu. Możesz też zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki - ograniczenie plików niezbędnych może jednak uniemożliwić złożenie zamówienia.

Microsoft Clarity

Po wyrażeniu zgody na kategorię marketingową korzystamy z Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlandia). Clarity rejestruje sposób korzystania ze strony - ruchy kursora, kliknięcia, przewijanie - i tworzy z tego mapy kliknięć oraz nagrania sesji. Korzystamy z nich wyłącznie po to, żeby znaleźć i usunąć utrudnienia w sklepie. Treść stron koszyka, zamówienia i konta klienta jest w nagraniach zamaskowana, a pola formularzy nie są zapisywane.

Clarity zapisuje pliki cookie wymienione w deklaracji plików cookie (m.in. _clck, _clsk, MUID). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach plików cookie - usuwamy wtedy pliki _clck i _clsk; pliki zapisane przez Microsoft na jego domenach (np. MUID) możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki.

Google Ads

Po wyrażeniu zgody na kategorię marketingową korzystamy z Google Ads (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Google Ads pozwala nam sprawdzić, czy wizyta lub zamówienie nastąpiły po kliknięciu naszej reklamy (pomiar konwersji), oraz wyświetlać reklamy sklepu osobom, które wcześniej odwiedziły naszą stronę (remarketing). Nie przekazujemy do Google Ads Twojego imienia, nazwiska, adresu e-mail ani numeru telefonu.

Google Ads zapisuje pliki cookie wymienione w deklaracji plików cookie (_gcl_au, a przy wejściu z reklamy także _gcl_aw i _gcl_dc); Google może też korzystać z plików cookie na własnych domenach. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach plików cookie - od tej chwili skrypt Google Ads nie jest ładowany, a pliki _gcl_au, _gcl_aw i _gcl_dc usuwamy; pliki zapisane przez Google na jego domenach możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki. Informacje o przetwarzaniu danych przez Google znajdziesz w polityce prywatności Google: policies.google.com/privacy.

9. Bezpieczeństwo danych

Połączenie ze sklepem jest szyfrowane protokołem TLS. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu do panelu administracyjnego do upoważnionych osób, ochronę przed atakami na formularz logowania, aktualizowanie oprogramowania sklepu oraz codzienne kopie zapasowe przechowywane poza publicznie dostępnym katalogiem serwera.

Logi serwera

Każde wejście na stronę zapisywane jest automatycznie w logu serwera. Log zawiera: adres IP urządzenia, datę i godzinę żądania, żądany adres wraz z metodą i parametrami, kod odpowiedzi serwera, liczbę przesłanych bajtów, adres strony odsyłającej (referrer) oraz identyfikator przeglądarki i systemu (user agent).

Logi służą wyłącznie zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania sklepu oraz diagnozowaniu awarii - podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie łączymy ich z Twoim kontem ani nie wykorzystujemy do profilowania. Przechowujemy je do 12 miesięcy.

10. Zmiany Polityki prywatności

Politykę możemy aktualizować, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, uruchomieniem nowych narzędzi lub zmianą zakresu usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem. O istotnych zmianach poinformujemy osoby posiadające konto w sklepie.